Mengendalikan Fungsi Manajemen
Pengendalian (kontrol) adalah
salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan
staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting karena membantu
untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga meminimalkan
penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan organisasi telah tercapai
dengan cara yang baik.
Menurut konsep modern kontrol adalah tindakan
meramalkan sedangkan konsep awal pengendalian hanya digunakan ketika kesalahan
terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur
kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.
Definisi
Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan
salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen :
Pengendalian suatu usaha terdiri dari melihat
bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah
diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah
ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat
diperbaiki dan dicegah dari berulang.
Menurut EFL Breach :
Pengendalian adalah perbandingan kinerja saat ini
terhadap standar yang telah ditentukan yang terkandung dalam rencana, dengan
maksud untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.
Menurut Harold Koontz :
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi
kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan perusahaan dan
rencana yang dirancang untuk mencapainya tercapai.
Menurut Stafford Beer :
Manajemen adalah profesi tentang kontrol.
Robert J. Mockler menyajikan definisi yang
lebih komprehensif dari kontrol manajerial :
Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai
upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan
standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah
kinerja sejalan dengan standar tersebut dan mungkin untuk mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya
perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien
mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.
Juga kontrol dapat didefinisikan sebagai
”fungsi dari sistem yang menyesuaikan operasi yang diperlukan untuk
mencapai rencana tersebut, atau untuk menjaga variasi dari tujuan sistem dalam
batas-batas yang diijinkan”. Fungsi subsistem kontrol memiliki hubungan yang
erat dengan sistem operasi. Sejauh mana mereka berinteraksi tergantung pada
sifat dari sistem operasi dan tujuannya. Stabilitas menyangkut kemampuan sistem
untuk mempertahankan pola output tanpa fluktuasi yang besar. Kecepatan respon
berkaitan dengan kecepatan sistem dalam memperbaiki variasi dan kembali ke
output yang diharapkan.
Dari definisi tersebut dapat dinyatakan bahwa ada
hubungan yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan adalah
suatu proses dimana tujuan organisasi dan metode untuk mencapai tujuan
ditetapkan dan pengendalian adalah proses yang mengukur dan mengarahkan kinerja
aktual kepada tujuan yang direncanakan organisasi.
Empat elemen dasar dalam sistem kontrol :
- Karakteristik atau kondisi yang akan dikontrol
- Sensor
- Komparator
- Aktivator
terjadi dalam urutan yang sama dan menjaga
hubungan yang konsisten satu sama lain dalam setiap sistem.
Elemen pertama adalah karakteristik atau kondisi
dari sistem operasi yang akan diukur. Karakteristik dapat berupa output dari
sistem dalam tahap pemrosesan atau mungkin suatu kondisi yang merupakan hasil
dari sistem. Sebagai contoh dalam sistem sekolah dasar para jam kerja guru atau
keunggulan pengetahuan yang ditunjukkan oleh siswa pada ujian nasional adalah
contoh karakteristik yang dapat dipilih untuk pengukuran atau kontrol.
Elemen kedua kontrol adalah sensor, merupakan
sarana untuk mengukur karakteristik atau kondisi. Sebagai contoh dalam sistem
kontrol pengukuran kualitas dapat diandaikan oleh inspeksi visual dari produk.
Elemen ketiga kontrol adalah komparator,
menentukan kebutuhan koreksi dengan membandingkan apa yang terjadi dengan apa
yang telah direncanakan. Beberapa penyimpangan dari rencana adalah biasa dan
diharapkan, tetapi ketika berada di luar variasi yang dapat diterima tindakan
korektif diperlukan. Ini melibatkan semacam tindakan pencegahan yang
menunjukkan bahwa kontrol yang baik sedang dicapai.
Unsur keempat kontrol adalah aktivator, adalah
tindakan korektif diambil untuk mengembalikan sistem ke output yang diharapkan.
Contohnya adalah seorang karyawan diarahkan ulang untuk bagian-bagian yang
gagal lulus pemeriksaan mutu atau kepala sekolah yang memutuskan untuk membeli
buku-buku tambahan untuk meningkatkan kualitas siswa. Selama rencana dilakukan
dalam batas-batas yang diijinkan tindakan korektif tidak diperlukan.
Karakteristik- Pengendalian merupakan proses yang berkesinambungan
- Pengendalian adalah proses manajemen
- Pengendalian tertanam di setiap tingkat hirarki organisasi
- Pengendalian bersifat memandang kedepan
- Pengendalian terkait erat dengan perencanaan
- Pengendalian adalah alat untuk mencapai kegiatan organisasi
- Pengendalian merupakan proses akhir
- Pengendalian membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan
- Menetapkan standar kinerja
- Pengukuran kinerja aktual
- Membandingkan kinerja aktual dengan standar
Kontrol dapat dikelompokkan berdasarkan tiga klasifikasi umum :
- Sifat arus informasi yang dirancang ke dalam sistem (kontrol berulang terbuka atau tertutup)
- Jenis komponen yang termasuk dalam desain (Sistem kontrol manusia atau mesin)
- Hubungan kontrol dengan proses pengambilan keputusan (kontrol organisasi atau operasional )
Henri Fayol (1949). General and Industrial Management. New York: Pitman Publishing. pp. 107–109. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013
Robert J. Mockler (1970). Readings in Management Control. New York: Appleton-Century-Crofts. pp. 14–17. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013
Richard Arvid Johnson (1976). Management, systems, and society : an introduction. Pacific Palisades, Calif.: Goodyear Pub. Co. pp. 148–142. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013
Samuel Eilon (1979). Management control. Boston, Mass.: Harvard Business School Press. Dari: http://en.wikipedia.org/wiki/Control_%28management%29 , 24 November 2013
http://deathneverlost.wordpress.com/2013/11/24/mengendalikan-controlling-fungsi-manajemen/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar